Cómo organizar tareas y proyectos en GTD

En este episodio sobre los pasos básicos del GTD nos centraremos en coger todas las tareas procesadas en el segundo paso y organizarlas dentro de nuestro sistema de GTD.

En nuestro anterior episodio, comentamos “el arte” de procesar nuestra información y categorizarlas en tareas, proyectos, material de consulta, etc. Una vez hecho esto, tendremos que asignar a cada Tarea o Proyecto una prioridad en el calendario y tendremos que programarla para que este finalizada a su debido tiempo, asimismo tendremos que asignarle el contexto donde podamos desarrollarla. Obviamente si se trata de una información que debemos guardar para consulta, no hará falta que le asignemos ninguna prioridad, solamente asegurarnos que podemos localizarla cuando la necesitamos para lo que tendremos que contar con un buen sistema de archivo (físico, informático, etc.).

Una de las distribuciones más comunes en el Sistema GTD sería:

SIGUIENTE o PROXIMAMENTE: para acciones a realizar a corto plazo, entendiendo por corto plazo unas pocas horas, días o alguna semana (cada uno deberá considerar en su entorno ¿qué es el corto plazo).

EN ESPERA: temas que están a falta de alguna información o alguna acción para finalizar, pueden ser temas que tengas delegados en un colaborador o que no puedas llevar a cabo hasta que te llegue un informe, un Departamento haga tome una decisión, o no puedas empezar hasta que te llegue un pedido. Son temas que tienes que mantener a la vista, pero con los que no puedes hacer nada con ellos aún.

ALGÚN DÍA: aquí incluiremos, tareas y proyectos que en este momento no podemos o no queremos realizar, pero que en un futuro esperamos llevarlo a cabo, por ejemplo: Aprender Inglés, o compramos un drone, etc.

PROYECTOS: como ya comentamos, un Proyecto está formado por un grupo de tareas unificadas en misma lista. Tendremos por tanto una lista de tareas para cada Proyecto. Dentro de esta lista nos podemos encontrarnos con Tareas Secuenciales (aquellas que no podremos ejecutar hasta que hayamos completado la anterior) y Tareas Paralelas (que podremos iniciar y ejecutar al mismo tiempo). Un Proyecto complejo, supone un ejercicio de alta programación de tiempos de ejecución. Es decir, debemos priorizar cada una de las tareas que lo forman para evitar demoras (ya que es posible que una tarea se encuentre en espera hasta que realicemos la anterior, Tareas Secuenciales, pudiendo retrasar todo el Proyecto) y conseguir que todas se hayan ejecutado antes del plazo de finalización.

Como ya hemos comentado más de una vez, estas listas pueden ser del tipo que mejor se adapte a nuestro forma de trabajar. Pueden estar creadas en un cuaderno de notas, una agenda de papel, una agenda electrónica, una aplicación avanzada de programación GTD (tipo OmniFocus), etc.

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