Las 10 preguntas clave sobre las auditorías de sistemas de gestión

Prevén blog el blog de prevén control las diez preguntas claves sobre las auditorías de sistemas de gestión por sonia cienfuegos a menudo las personas de las organizaciones afrontar las auditorías ya sean internas o externas como si fueran al campo de batalla un juicio la auditoría es una de las herramientas que tienen los sistemas de gestión para evidenciar la conveniencia adecuación eficacia del mismo así con su nivel de cumplimiento con respecto a un criterio requisito así pues es una herramienta de mejora y no de tortura a continuación compartimos algunas de las preguntas más frecuentes que nuestros clientes no realizan durante el proceso de implantación y de auditoría de sus sistemas de gestión de calidad medio ambiente seguridad salud laboral u organización saludables entre otros cuál es la diferencia entre las auditorías y las inspecciones estas dos herramientas se suelen confundir debido a que en ocasiones comparten algunos elementos y formatos una inspección es el examen de un objeto de evaluación de la conformidad y determinación de su conformidad con los requisitos detallados sobre la base del juicio profesional con los requisitos generales en una inspección se analiza un proceso equipo sistema objeto valorando como está funcionando justo en ese momento no antes ni después es un análisis del cumplimiento de unos requisitos en un momento puntual en la auditoría se analiza el funcionamiento de un sistema de gestión por lo que he dicho análisis no puede ser realizado de forma puntual en las auditorías no se busca el cumplimiento o incumplimiento en un determinado momento sino que se busca la eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo en cambio la inspección se limita más al presente y a la red oración del fallo sin profundizar en las causas que lo produjeron por qué el auditor no puede hacer consultoría durante la auditoría en algunas ocasiones los auditados comentan su malestar porque el auditor sabe cómo solucionar las desviaciones pero no les dice cómo hacerlo la explicación es sencilla el auditor no puede cruzar la línea hacia la consultoría porque si las medidas o acciones que concejal auditados no funcionan adecuadamente en la siguiente auditoría tendría que registrar una no conformidad contra sí mismo o incluso no registrarla en el primer caso perdería uno de los principios de la auditoría la independencia en el segundo habría perdido otro la objetividad cuando el auditor ejerce de consultor deja de ser una parte ajena al proceso es la auditado está implicado por eso el auditor interno no debe formar parte de manera directa de los procesos que audita y un auditor externo no debe ser consultor de la auditado cuanto tiempo debe durar una auditoría y que muestreo se selecciona en caso de ser necesario el número de jornadas de auditoría va a depender de la naturaleza y contexto de la organización la complejidad de sus procesos los requisitos legales que les sean de aplicación o el número de emplazamiento si de trabajadores entre otras variables pero si se aplica el sentido común en la mayoría de los casos no es posible y dedicar semanas a una auditoría incluso meses en organizaciones grandes así pues habrá que seleccionar una muestra el hecho de no auditar la organización en toda su extensión no significa que los resultados auditoría no sean significativos se debe recordar que una auditoría es una foto del sistema de gestión en un momento dado esta foto si la selección de la muestra sido adecuada será una imagen fiel que representa lo que pasa en un día cualquiera en la organización por lo tanto si se han establecido bien los objetivos y el alcance de la auditoría así como un plan de auditoría representativo de todos los procesos y requisitos auditar el número de jornadas será siempre el adecuado la auditoría en remoto significa que la auditoría se va a realizar únicamente en línea no cuando se habla de auditoría presencial o auditoría remota se está haciendo referencia a una metodología de auditoría no a una modalidad completa de auditoría hecho también existe el concepto de auditoría semi presencial lo normal en una auditoría acto cual es combinar ambas metodologías sobre todo cuando ya se conocen la empresa sus procesos y sus sistemas de gestión por ejemplo la revisión de toda la información documentada se puede hacer en remoto y la auditoría de los procesos operativos para los requisitos de control operacional se suele hacer de manera presencial pero esto siempre depende de la naturaleza del proceso el uso de las nuevas tecnologías abre nuevas posibilidades con estas metodologías se evitan muchos riesgos del programa de auditoría asociados a los desplazamientos y a la localización de los auditores con respecto a las empresas auditar y como la auditoría presencial la fiabilidad de la auditoría no en entredicho si el metro