269: 3 Tipos de tareas y cómo gestionarlas

Uno de los mayores errores que veo en las agencias de viajes en cuanto a la efectividad
se refiere es la falta de planificación.
Muchas veces se previsan las solicitudes de los demás y las urgencias por encima de las
tareas que son realmente importantes.
Si no defines objetivos, hitos y tareas específicas que hagan crecer tu negocio, te dejarás llevar
por las tareas que van llegando en el día a día y no por las tareas que te acercan
a tus metas.
Hoy te voy a hablar de los tres tipos de tareas que hay y cómo gestionarlas para que puedas
tomar las riendas de tu tiempo.
Hoy en Travelteca, tres tipos de tareas y cómo gestionarlas.
Hola soy Ángela Fernández, turistóloga apasionada del marketing turístico y fundadora
y formadora en Travelteca.es, la escuela online para profesionales del sector turístico.
Todas las tareas que realizas en tu agencia de viajes se podrían clasificar en tres tipos.
Tareas planificadas, tareas recurrentes y tareas entrantes.
Si aprendes a identificar y gestionar cada uno de estos tipos de tareas correctamente
vas a ver cómo vas a tener mayor control sobre tu tiempo, reducirás el nivel de estrés
y mejorarás en resultados.
Vamos a analizar cada tipo de tarea y ver cómo gestionarla de forma eficiente.
El primer tipo son las tareas planificadas.
Son aquellas tareas que salen del desglose de tus objetivos anuales.
Son las tareas que realmente hacen crecer tu negocio y para ti deberían ser prioritarias.
Son tu BROC, aquella tarea que no se puede mover.
Y aquí veo dos errores muy comunes en la efectividad de las agencias de viajes.
No definir objetivos, hitos y tareas específicas que les acerquen a sus metas.
Y en segundo lugar, para aquellas agencias que sí que planifican, el error muchas veces
es poner por encima en prioridad las tareas entrantes con respecto a las tareas ya planificadas.
Recordemos que las tareas entrantes son las prioridades de otras personas, mientras que
las tareas planificadas son nuestras propias prioridades.
Así que como consejo, intenta realizar tu tarea planificada a primera hora del día.
Así, el resto del día sabrás que has avanzado en lo que para ti es realmente importante.
En segundo lugar, las tareas recurrentes.
Son aquellas tareas que hacen que la agencia funcione en el día a día.
Cosas que hacemos a diario, o semanalmente, e incluso mensualmente.
Suelen ser tareas administrativas importantes, aunque no urgentes.
Pero es muy importante identificarlas y analizarlas por tres motivos.
El primero, porque son tareas que deberías de optimizar.
Si son tareas que se repiten frecuentemente, deberíamos de analizarlas para ver cómo
realizarlas en el menor tiempo posible.
En segundo lugar, porque son tareas que podemos automatizar, muy probablemente, si no en su
totalidad, al menos en parte, permitiéndonos de esta manera ahorrar tiempo para otras tareas.
Y al tercer lugar, porque si son tareas que se realizan de forma recurrente, deberíamos
delegarlas.
Merece la pena que enseñes a alguien cómo se hace esa tarea que se repite diariamente,
o semanalmente, y documentarla para que puedas delegarla y no dependa de ti.
En tercer lugar, las tareas entrantes.
Aquí viene el verdadero quebradero de cabeza.
Son aquellas que surgen esporádicamente en el día a día y te mantienen a ti en una
posición reactiva, en oposición a las tareas planificadas que te mantienen en una posición
proactiva.
Son tareas que no puedes predecirlas, pero sí puedes dejar espacio en tu día a día
para que se sucedan, porque si algo tienes claro, es que van a llegar.
Déjame decirte algo, no hay mejor previsión que la que prevé lo imprevisible.
Muy importante, te lo repito porque necesitamos que esto cale en nosotros.
Son las prioridades de otra persona, no las tuyas.
O no te parece que la palabra urgente es una palabra que ha ido perdiendo mucho significado.
No dejes que las prioridades de otros se conviertan en las tuyas.
Para gestionar mucho mejor estas tareas es importante que tengas un sistema de entrada
que te permita fácilmente tomar una decisión sobre qué se hace con esa tarea y el orden
de prioridades que tiene.
Conocer técnicas de productividad como Getting Things Done te puede ayudar muchísimo en
este sentido.
Para aprender a marcar tus objetivos, para aprender a gestionar las tareas entrantes
planificadas y recurrentes, para hacer una planificación efectiva de tu semana, de tu
mes, del trimestre…
Para todo esto comenzamos el curso Viaje hacia la Efectividad, Planificación y Productividad
el 20 de febrero.
Si te interesa la inscripción es abierta hasta el 19 de febrero, te dejo toda la información
en el cajetín de descripción de aquí abajo.
Y si quieres saber cómo gestionar las tareas entrantes con el método Getting Things Done
te dejo por aquí un vídeo en el que te lo explico mejor.
Y si lo que quieres es seguir aprendiendo de efectividad de herramientas digitales, marketing
turístico no olvides suscribirte en el botóncito rojo de aquí abajo y hacer clic en la campanita
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Nos vemos la semana que viene.
Ciao.