7 MINUTOS #3 Cómo gestionar la agenda cuando tienes 2 meses de lista de espera
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En este episodio de "7 minutos", tu píldora de gestión dental, Álvaro De Pedro aborda las principales claves de la gestión de una agenda en clínica.
Dale al play y podrás escuchar:
- Cuáles son los errores más comunes en la gestión de agendas
- Cómo gestionan las agendas las clínicas de éxito
- Qué beneficios reportará a tu clínica una gestión eficiente de la agenda
“7 minutos” es tu píldora de gestión dental. Fácil de escuchar y fácil de aplicar.
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Bienvenido a siete minutos tu píldora en gestión fácil de consumir y fácil de aplicar estas a punto de aprender algo nuevo sobre la gestión de tu clínica que te ayudará a optimizar tus resultados sientes que la agenda de tu clínica no está gestionada con sentido común bien en el capítulo de hoy os hablaré sobre los errores frecuentes y cómo poder solucionarlos seguramente en tu clínica tenga retraso no cumplimos con los tiempos tienes un número de incidencia superior a lo habitual bien hoy quiero trasladarte que desde una co correcta gestión de clínica podemos solucionar muchos de los problemas que probablemente estás teniendo en este momento en tu clínica y he de decirte que en la clínica o la agenda en este caso podríamos decir que es un gran denominador común que es el corazón de la consulta es decir una clínica donde hay una buena correcto y una correcta gestión de agendas es una clínica por general eficiente o en definitiva una clínica activa sin embargo aquellas clínicas que no gestionan correctamente sus agendas pues habitualmente no solamente son clínicas reactiva sino que suelen tener problemas como decía de retrasos no cumplir con los tiempos no cumplir con los trabajos o los compromisos que tenemos con nuestros pacientes bien me gustaría sobretodo agradarte cuáles son los errores más frecuentes de aquellas clínicas que no con no gestionan correctamente sus agendas por norma general suelen ser agendas que están dominadas por los gabinetes es decir no hay una confianza la recepcionista y son los gabinetes es decir doctores higienistas los que marcan las directrices la recepcionista de cómo se debe gestionar la agenda esto sin duda es el principio del fin y sin duda esto te va a llevar a una situación muy no solamente poco efectiva sino que te va a penalizar seriamente la calidad asistencial puesto que desde el gabinete y con frecuencia ponemos el foco en la en la productividad y no tanto en la calidad asistencial otro de los de los errores más frecuentes es hacer más tratamiento de lo que estaba pautado adelantar pacientes por ausencia es decir teníamos un paciente de seis y media siete las siete nos falla y el doctor nos indica que adelantemos todos los trata a todos los pacientes que tienen cita de siete y media en adelante esto sin duda es una ventaja o un beneficio para el dr por qué va a salir antes de la consulta pero penaliza seriamente no solamente el servicio sino la motivación de nuestros pacientes sobre nuestro equipo otro de los aspectos es el el que el doctor desde gabinete no se esté marcando el día de la cita esto suele ser un problema muy recurrente el que el dr nos diga próxima cita el lunes a las diez de la mañana qué sucede que cuando el paciente sale la recepción resulta que el lunes a las diez de la mañana tenemos de otro paciente o inclusive el propio lunes la agenda está llena el paciente nos insiste en que el doctor le ha indicado que tiene que ser el lunes y esto no suele generar conflictos en cuanto a colapsada agenda tiempo de espera etc es decir y por último otro de los errores más frecuentes ayer sin ir más lejos hablaba con una clínica de madrid que me decía que estaban dando citas a pacientes para dentro de tres meses la primera pregunta que les hice puesto que suele ser habitual en clínicas que dan citas a más de dos tres semanas es que planifican muchas citas de una es decir al paciente me darle una cita se le dan siete ocho citas para garantizar que tengas un hueco que esto te diría que es un un error muy habitual y que normalmente lo que suele generar es un colapso de agendas a medio largo plazo que si bien conseguimos dar cita a este paciente pero todos los que vienen después nos penaliza seriamente y dicho esto me gustaría hablarte de las claves de éxito to de aquellas clínicas que están gestionando correctamente sus agendas cuántas veces te habrás preguntado qué estarán haciendo esas clínicas para lograr una eficiencia en sus agendas bien pues el capítulo de hoy lo primero que te diría es que este tipo de agendas a este tipo de clínicas que que tiene una correcta gestión de agendas el primer denominador o el primer patrón de éxitos que confían plenamente en su recepcionista es decir la persona que sin duda más experiencia tiene dentro de nuestra clínica en la gestión de agendas a diferencia de las clínicas que decíamos que no funcionaban que las agendas eran dominadas por los gabinetes en este sentido este tipo de clínicas los equipos de gabinete se ponen a merced de lo que planifiqué la recepcionista por tanto el dominio de las agendas sin duda va a ser la recepcionista bajo unas premisas que le debemos de marcar estas premisas y haciendo alusión a al sentido común no que comentábamos en el título de este podcast qué tiene que ver con confiar plenamente en la persona que tenemos en recepción y darle una serie de pautas es decir por ejemplo una clínica una agenda debería tener debería ser productiva nos debería dar tiempo para ver urgencias si nos debería dar tiempo para planificar tratamientos o sea es decir para entregar presupuestos re misiones primeras visitas