Administración de Proyectos

La administración por proyectos la utilizan las empresas públicas, privadas y del sector social, cuando se tiene una tarea o proceso específico a realizar. En ocasiones se contrata a terceros para realizar tareas que las empresas por sus características propias no desean realizar. Por necesidades propias del servicio de una empresa asigna proyectos a otras, evitando así la contratación de más personal. En México, este proceso, denominado outsourcing, fue aprobado en la Ley Federal del Trabajo9 . Esta ley faculta a las empresas a la subcontratación. Anteriormente ya existía el outsourcing en la práctica, no estaba expresamente autorizado por la ley. La administración de proyectos es muy útil para las empresas porque pueden definir objetivos, asignar recursos y personal para lograr objetivos en un tiempo predeterminado. En muchas ocasiones es preferible contratar personas o empresas externas a una institución para realizar un proyecto.

PROBLEMAS EN LOS PROYECTOS Si no existe una metodología de administración de proyectos en la organización, esto crea problemas. Los problemas más graves son los problemas en proyectos que afectan la estrategia. Estos son cinco problemas típicos de la organización sin metodologías de proyectos: 1. Nadie en la organización sabe qué proyectos están en curso en este momento, ni cuál es su status. 2. La asignación de recursos a proyectos no responde a una cierta lógica, responde al azar o la casualidad, o a la jerarquía de quien pide los recursos. 3. La Dirección de la Organización no tiene un método homogéneo para medir el desempeño de todos los proyectos. 4. Cada proyecto es un mundo aparte, no hay comunicación entre proyectos, no se comparte información, experiencias, lecciones aprendidas. 5. El Capital Intelectual de la organización no está documentado ni clasificado. Se comete el mismo error en diferentes proyectos. La transferencia de conocimiento es principalmente oral y no escrita, esto hace lenta la curva de aprendizaje de los nuevos recursos.

CONFLICTOS EN LOS PROYECTOS Es una situación en que una parte de los miembros de un grupo adopta una postura significativamente distinta del resto de los miembros disminuyendo o anulando la cohesión. Es decir, puede surgir cuando hay disparidad de criterios dentro los miembros que conforman un grupo. La existencia de conflictos no es evitable. La creación de un equipo de trabajo siempre supone la existencia potencial de conflictos cuya resolución es básica para poder cumplir los objetivos del proyecto. Lo que es evitable es que lleguen a alterar fuertemente la marcha de un proyecto. CAUSAS Las causas más comunes, tanto partiendo del propio grupo de trabajo como provenientes del entorno de la organización • Calendarios • Prioridades del Proyecto • Estructura del equipo de trabajo • Opiniones y compromisos técnicos • Procedimientos administrativos • Costes • Conflictos personales

APLICACIÓN DE TECNICAS Y HERRAMIENTAS Dentro de las herramientas que complementan y dan soporte a las actividades se encuentran algunas iniciativas en disciplinas como la administración de la calidad, la administración del conocimiento y la adopción de herramientas de software por parte de la organización. Administración de la Calidad del Proceso de Desarrollo Ha tomado mayor importancia dadas las tendencias competitivas actuales. Existen modelos de mejora de calidad como herramientas y marcos de referencia. Entre éstos se encuentra la Mejora del Proceso de Software, el cual dentro de las iniciativas contemporáneas es la más ampliamente utilizada para mejorar el desempeño de las organizaciones desarrolladoras de software. Involucra las siguientes actividades • Iniciación.- involucra el desarrollar planes, agendas, e infraestructura. • Diagnóstico.- en esta etapa se evalúa el nivel de madurez actual de la organización para el desarrollo de software. • Establecimiento.- diseño de proyectos de mejora en base a los resultados de la actividad anterior. • Acción.-implementación de los proyectos de mejora de las prácticas de la organización. • Aprendizaje.- revisión de las lecciones aprendidas durante el proceso. Administración del Conocimiento Iniciativas, además de conformar un proceso de mejora, conforma iniciativas para crear y compartir el conocimiento generado a nivel organizacional entre diferentes individuos, proyectos y departamentos. Puesto que la ingeniería de software es una actividad de conocimiento altamente intensa y las organizaciones necesitan constantemente adoptar nueva tecnología y mejorar sus prácticas, ha sido empleada con el objeto de transmitir estas prácticas y experiencias. Consiste en codificar las experiencias y lecciones aprendidas, para almacenar los objetos de conocimiento resultantes y reutilizarlos por medio del uso de Tecnologías de Información, lo que permite a un gran número de personas buscar y recuperar el mismo conocimiento sin ser necesario tener contacto con la persona que originalmente lo desarrolló. Aplicaciones de Software de apoyo a la Administración de Proyectos Las herramientas de software son requeridas para automatizar y facilitar la aplicación de la metodología particular de la organización para la administración de proyectos. Esta metodología incluye cómo se organiza para manejar sus proyectos, qué prácticas son necesarias para llevar a cabo su administración y sus procesos, y además que requerimientos se tienen en relación con su cultura organizacional. Una vez que se determinan y documentan estas necesidades, es posible evaluar que aplicaciones de software cumplen con dichos criterios y en base a esta evaluación realizar una selección. La nueva generación de herramientas de Tecnologías de Información de administración de proyectos combinan las tres S’s: scope, scheduling y status. Es decir, herramientas para administrar el alcance, la programación de tareas y el estado en que se encuentran.

PERSONAL La administración de personal es un código sobre formas, de organizar y tratar los individuos en el trabajo, de manera que cada uno de ellos pueda llegar a la mayor realización posible de sus habilidades intrínsecas, alcanzando así una eficiencia máxima de ellos mismos y de su grupo, y dando a la empresa de la que forman parte, una ventaja competida determinante, y por ende sus resultados óptimos.

GESTION La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único. La gestión de proyectos, muchas veces, es responsabilidad de un solo individuo. Este individuo raramente participa de manera directa en las actividades que producen el resultado final. En vez de eso se esfuerza por mantener el progreso y la interacción mutua productiva de las varias partes de manera que el riesgo general de fracasar se disminuya. Un gerente de proyectos es muchas veces un representante del cliente y debe determinar e implementar las necesidades exactas del cliente, basándose en su conocimiento de la firma que representa. La habilidad de adaptar los múltiples procedimientos internos de la parte contratante y la forma de estrechar los lazos con los representantes seleccionados es esencial para asegurar que los objetivos clave de costo, tiempo, calidad y, sobre todo, satisfacción al cliente, se hagan realidad. Sin importar el campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad. Cualquier tipo de producto o servicio - edificios, vehículos, productos electrónicos, software de computadora, servicios financieros, etc. - puede ser supervisado en su implementación por el gerente de proyectos y su operación por el gerente de producto.

VARIABLES PRINCIPALES: COSTO, CAPACIDAD, CALIDAD Y PROGRAMA Se pueden sintetizar en tres variables: el costo, el tiempo y la calidad (o funcionalidad, o rendimiento, dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto). La gestión de proyectos, a este nivel, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo. Y, a la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas de su calidad o rendimiento. El siguiente gráfico muestra esta interacción dinámica entre las tres variables. Para cada una de las tres variables, la gestión de proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificación y control: la calidad se determina y verifica por medio de las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentación técnica); el costo, mediante el presupuesto; y el tiempo, con el programa o calendario del proyecto (diagrama de Gantt). Hay varias formas de clasificar los costos del proyecto. Conocerlas te va a ayudar a detectar costos cuando estés en la etapa de planificación: Costos hundidos: costos ya hechos, costos irrecuperables, costos históricos. Por ejemplo, al revivir un proyecto suspendido hace un tiempo, todo lo gastado hasta ahora son costos hundidos. Los costos hundidos deberían ser ignorados al tomar decisiones para el proyecto. Costos fijos: costos por única vez, no recurrentes. El costo de un curso, una compra de maquinaria para el proyecto. Costos variables: costos que varían con la cantidad producida, con el alcance del proyecto. Costos directos: costos incurridos por y para el proyecto, como por ejemplo costos de sueldos de los participantes del proyecto, costos de proveedores para el proyecto. Costos de oportunidad: los costos de elegir una alternativa y abandonar otra. “Si en vez de dedicar estos recursos humanos al proyecto, estas personas estaría produciendo ¿cuánto cuesta esto?”. Capacidad El tamaño de un proyecto es su capacidad de producción durante un periodo de tiempo de funcionamiento que se considera normal para las circunstancias y tipo de proyecto de que se trata. El tamaño de un proyecto es una función de la capacidad de producción, del tiempo y de la operación en conjunto. Las variables determinantes del tamaño de un proyecto son: • La dimensión y características del mercado. • La tecnología del proceso productivo. • La disponibilidad de insumos y materia prima. • La localización. • Los costos de inversión y de operación. • El financiamiento del proyecto.

CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS 1. Excelencia en las actividades básicas del día a día: actúa apasionadamente, es optimista, motiva y valora a su gente, demuestra sus valores en pequeños actos con todos, todo el tiempo (honestidad, coraje, perseverancia, lealtad, humildad). 2. Excelencia en relaciones personales: el liderazgo no tiene nada que ver con el cargo o el título, el liderazgo se demuestra con las relaciones interpersonales. Cumple promesas, escucha atentamente, dice la verdad, fomenta el respeto y logra relaciones de confianza duradera y genuina. 3. Adaptación al cambio: Heráclito dijo “Lo único constante en el universo es el cambio”, y eso es lo que pasa en el mundo de los negocios hoy. Los líderes no dirigen personas, sino que tienen actitudes que inspiran a las personas de su entorno y las mueven para actuar. 4. Eficacia personal: se enfoca en lo valioso, prioriza, reclasifica las metas, “para la pelota”, tiene momentos de reflexión solo o sola. 5. Creatividad e innovación: las ideas se han convertido en la materia prima de los proyectos exitosos, pero no son más que eso, materia prima. Después de la creatividad e innovación falta la ejecución. Se debe crear e innovar pensando en la ejecución desde un principio. 6. Ser el entrenador del equipo: aconseja, observa cosas que se pueden mejorar, comparte experiencias pasadas generosamente. ¿Cómo te das cuenta que eres un buen coach? Si un miembro de tu equipo te pide que presencies una de sus presentaciones al cliente para que le digas qué cosas se pueden mejorar, te está pidiendo que seas su coach. 7. Conciencia social: el proyecto contribuye a la organización, la organización contribuye a la sociedad. Si esos tres elementos (proyecto, organización, sociedad) no están alineados, ¿para qué trabajas? Una empresa no es simplemente una entidad solitaria que interactúa con pares, sino que se encuentra dentro de una sociedad, dentro de un contexto del que es parte. Si tu proyecto no tiene valores que exceden al ámbito comercial, le falta algo. Es un orgullo generar proyectos exitosos, pero mucho más satisfactorio es poder compartirlos con la comunidad.

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La aplicación de la administración de proyectos asegura el adecuado desarrollo y ejecución de sus proyectos evitando o minimizando desviaciones en aspectos importantes como costo, tiempo y alcance, lo cual proporcionará una gran ventaja competitiva al asegurar el éxito del proyecto. Otros beneficios esperados al implantar la administración de proyectos son los siguientes: • Lograr la integración de los procesos relacionados en una metodología única que pueda ejecutarse con éxito. • alcanzar de manera repetitiva los beneficios deseados en diferentes proyectos. • alentar en la organización una cultura que soporte la Administración de Proyectos. • visualizar las fortalezas y necesidades de la Administración de Proyectos y los beneficios que pueden alcanzarse a corto y largo plazo. • desarrollar el curriculum en Administración de Proyectos de los empleados para lograr que los beneficios puedan sostenerse mejor.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: * ¿Qué se va a hacer? * ¿Cuándo se va a hacer? * ¿Por qué se va a hacer? * ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo? * ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto. Es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.