Qué hacer cuando tu sistema se descontrola

Bienvenidos a Aprendiendo GTD, un podcast sobre GTD, productividad y organización
personal en el que os iremos contando lo que vamos aprendiendo. Yo soy Manolo y yo
soy Sergio y en este episodio vamos a dar algunas pistas sobre qué hacer
cuando pierdes el control de tu sistema. Un tema que detectamos mucho en las
comunidades y como no teníamos tampoco muy claro sobre qué hablar porque
porque bueno ya sabéis llevamos ya unos cuantos episodios, los temas se van
repitiendo un poquito, pero eso como vemos que mucha gente pues bueno cae
una y otra vez, nos ha parecido un tema bastante interesante, Manolo ha tenido
ha tenido la idea de tratar esto y creo que puede resultar útil para mucha
gente. Entonces nada, vamos a ello. A ver qué hacer cuando tu sistema se
descontrola. Puede parecer a lo mejor una progrullada, en muchas ocasiones pues
eres perfectamente consciente de que tu sistema está totalmente descontrolado
porque sientes el caos de cerca que te rodea, pero en otras ocasiones
quizá a lo mejor no eres tan tan consciente. Yo creo que con cierta
recurrencia estaría muy bien que tengamos un pequeño momento de
reflexión y veamos qué tal estamos trabajando con
nuestro sistema, como qué sensaciones percibimos y si sentimos que tenemos las
cosas bajo control o por lo contrario pues que pues que hay cosas por ahí que
se nos están escapando, que lo tenemos un poquito descontrolado.
Entonces en ese sentido, pues una buena pregunta,
incumplimos sistemáticamente con los compromisos que tenemos, que nos hemos
anotado ahí en nuestro sistema, cosas que hemos decidido que íbamos a hacer o que
nos hemos comprometido con otras partes y tenemos nuestros recordatorios o por el
contrario pues sistemáticamente o con cierta recurrencia faltamos a todos esos
compromisos. Si faltamos a ellos de cuando en cuando pues puede ser un
síntoma de que estamos perdiendo un poco el control de nuestro sistema.
Entonces, ¿qué señales nos pueden ayudar a identificar esta situación?
Hombre, yo creo que aparte de lo que ya has comentado, que es ver un poco el tema
de los compromisos y los estás incumpliendo. Yo creo que un síntoma
puede ser también que tengas en tu sistema muchas tareas acumuladas y que
no las esté revisando con la frecuencia que sería deseable.
También pues no sé, que tengas listas que veas que se están quedando desactualizadas
o al contrario, que están sobrecargadas de tareas, que no te da tiempo a todo.
Y luego que cuando vayas a tu sistema no tengas suficiente claridad ni control de
las actividades y los proyectos que llevas. Que eso sea al final un batiburrillo
que no te aporta calidad de mente para ejecutar tus acciones.
Y luego lo último yo creo que es pues cuando ya terminas por no confiar en tu
sistema y evitas usarlo o vas haciendo otro tipo de cosas, de recordatorios o te
pones un post y pegado a la pantalla del ordenador o cosas por el estilo.
Al final sí, si tú confías, yo entiendo que si tú confías plenamente en tu
sistema, cuando tienes que hacer algo vas a recurrir a él. Si evitas usarlo es
que no estás ya en esa onda.
Sí, sí, totalmente. Vale, pues bueno, a ver, puede ser una buena idea comenzar a lo
mejor por analizar pues todos estos temas, estos indicadores de, por ejemplo,
pues bueno, lo que comentaba Manolo, no revisas regularmente tu sistema, no ya
solamente a la hora de ejecutar que estaba comentando él, sino de una forma
un poquito más global, ya nos referimos pues a la revisión semanal. No, no la
haces. Capturas demasiadas cosas, por ejemplo, y sin embargo luego pues no las
no las aclaras, organizas, se te van acumulando en las bandejas. Otra cosa,
otro tema que decía Manolo, tu sistema es demasiado complejo y difícil de
mantener. Esto es algo, creo que es uno de los principales puntos de fallo de los
que generalmente se hace.